“Tempo addietro le volsi un’interrogazione sulla perdita dei dati di almeno dieci anni di registrazioni del protocollo informatico. Parlo dei dati che vanno dal 2004 a tutto il 2014. Lei tranquillizzò l’uditorio dicendo che non sussisteva alcun problema, poiché si erano, sì, perse le registrazioni ma i documenti cartacei erano ancora integri e ben conservati”.
A parlare è la Consigliera Comunale del Pd di Modica, Ivana Castello.
“Le confesso che lì per lì sono rimasta disorientata. Non osavo credere a quello che avevo sentito. In breve nacque in me l’idea che il sindaco di Modica non sapesse che significa «registro di protocollo». Se per incuria, mi domandavo, o per qualunque altro accadimento, si cancellano dieci anni di pubbliche registrazioni, il fatto che ne sussistano gli originali cartacei può far ritenere trascurabile la cancellazione?
Non voglio apparire saccente, ma non sarebbe opportuno che il sindaco si facesse spiegare qual è la funzione giuridica di un registro di protocollo e quali sono gli adempimenti obbligatori che il Comune deve esperire verso la cittadinanza e verso l’autorità giudiziaria in caso di perdita di dieci o undici registri degli ultimi dieci o undici anni? Se è assolutamente vietato cancellare in parte o in toto una, dico una, registrazione, quando se ne cancellano alcune centinaia di migliaia, non siamo in presenza di un accadimento di portata eccezionale che è opportuno comunicare alla Magistratura, quanto meno per fugare eventuali dubbi e sospetti su chicchessìa?
C’è il cartaceo, è vero, ma a che serve se non è consultabile, se per trovare un solo documento ci vuole chissà quanto tempo e sempre che ci sia l’addetto in grado di ricordare la posizione di esso? Provi, prima di parlare, a cercarlo lei, caro Sindaco. Sono pochi gli addetti che hanno memoria della posizione dei documenti e qualcuno di essi è già andato in pensione. Eppoi lo capisce che anche se ci sono i cartacei originali, anche consultabilissimi, i registri di protocollo vanno ripristinati subito? Si rende conto che il registro, in sede giudiziaria, ha validità probatoria e che il diritto ad appellarsi ad esso viene meno con la cancellazione? Oggi gli uffici hanno una loro ampia e raffinata disciplina. Di essa le evidenzio qualche aspetto che riprendo dal DPR 28 dicembre 2000, n. 445:
1°. all’articolo 50, comma 1, è stabilito che le pubbliche amministrazioni introducano, obbligatoriamente, sistemi informativi automatizzati per la realizzazione del protocollo informatico. Mi dirà che il protocollo è stato istituito; l’istituzione, però, presuppone una minima persistenza nel tempo che, per il decennio in questione, manca già da un anno. Consimile disposizione è al comma 2: le pubbliche amministrazioni predispongono la sostituzione dei registri cartacei coi registri informatici. Il registro fu istituito ma è stato cancellato. Almeno in parte, dunque, non esiste;
2°. all’articolo 52 è stabilito che occorre garantire la sicurezza e l’integrità del sistema (lettera a). Evidentemente, se i dati degli ultimi dieci anni sono andati cancellati, l’obbligo è inadempiuto;
3°. all’articolo 60 è disposto che ciascuna amministrazione istituisca un «servizio» per la tenuta del protocollo informatico e per garantire la corretta conservazione del «registro giornaliero di protocollo» di cui all’articolo 53. Con la cancellazione è venuta meno la conservazione del registro giornaliero di protocollo; non solo, ma è venuto meno anche l’osservanza dell’obbligo, in caso di guasti o anomalie, che la funzionalità sia ripristinata entro 24 ore dal blocco delle attività (articolo 61, comma 3, lettera d);
4°. all’articolo 62 è disposto l’obbligo, per il dirigente responsabile, della corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. Ciò, le domando, perché non è stato fatto? Se il supporto fosse stato «rimovibile» difficilmente i dati si sarebbero persi;
5°. all’articolo 65, comma 1, il legislatore vuole che il sistema fornisca informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo in cui è conservato e il procedimento a cui è associato. Lo spirito è quello di garantire l’accesso immediato a esso. Se tali indicazioni sono state cancellate, come può, il sindaco, asserire che il documento cartaceo va bene lo stesso? Li abbiamo i dati per trovarlo? E dopo quanto tempo si riuscirà a trovarli? Ricordo che ogni anno si registra una media di 70.000 documenti e che, per tanto, sono andate perdute ben 770.000 registrazioni.
Concludo con una riflessione.
Oggi il Comune da lei amministrato si ritrova fuorilegge per non aver saputo assicurare la conservazione di dieci (o undici) anni di dati. Lei era stato avvertito dalla Labinf, la società che è incaricata di gestire l’assistenza informatica (v. mail del 14 gennaio 2014) con queste precise parole:
«durante l’incontro dello scorso fine dicembre abbiamo rilevato la necessità di attivare con urgenza il nuovo software Protocollo e Documentale che attualmente è installato su server con risorse non adeguate per il suo corretto utilizzo. Vi indichiamo pertanto, in allegato, il nostro progetto di intervento da effettuare nel suo insieme sul vostro CED per aggiornare le apparecchiature e adeguare tecnologicamente le infrastrutture per i prossimi anni».
La lettera è del 14 gennaio 2014 e il guasto è di 14 mesi dopo. Mi vuole spiegare le ragioni di tanto responsabile ritardo?
A causa del ritardo:
-i dati si sono persi per corruzione dell’hard disk. La corruzione, tuttavia, poteva essere evitata perché era stata prevista e lei ne era stata avvertita. Perché ha fatto passare più di un anno dall’avvertimento? Quali spese ha ritenuto più importanti dell’intervento la cui omissione, oggi, ci ha fatto perdere dieci anni di registrazioni? Secondo me, signor sindaco, il vero responsabile del guasto è lei, perché sarebbe stato più semplice intervenire sin dal momento in cui la Labinf l’ha informata delle probali anomalie;
-il danno ammonta ad una cifra che non calcolo per decenza, ma che sicuramente è notevole. Diciamo che sono dieci anni di funzionamento dell’ufficio di protocollo. Faccia un po’ lei il conto e mi dica chi deve pagarlo. Devono pagarlo i cittadini o coloro che l’hanno, per incuria, causato?
-l’impianto dovremo aggiornarlo egualmente, non foss’altro che per compiere l’obbligatoria digitalizzazione dei documenti;
-in contrasto con la legge è stata omessa la copia di back-hup. Era necessario un supporto ben distinto rispetto all’hard disk della macchina madre. Questo semplicissimo fatto sembra affermare che la casa comunale sia senza padrone, in mano a gente che pensa non al pubblico interesse ma a qualcos’altro che con esso contrasta;
-si è persa la tracciabilità delle pratiche.
Ci sarebbe tant’altro, ma è già molto quanto le ho voluto ridire.
La presente sia discussa con somma urgenza al primo consiglio utile.
